Myös itsepalvelun ja automaation kasvavat mahdollisuudet kiinnostavat Valttia.

“Useimmissa palveluissamme asiantuntijamme panos on tärkeässä roolissa ja vikaa aletaankin määrittää heti puhelun aikana etäyhteydellä. Itsepalvelun piiriin voidaan kuitenkin ohjata esimerkiksi salasanojen resetoinnit tai muut yksinkertaiset palvelupyynnöt, joiden automatisointi hyödyttää molempia osapuolia.” 

Edellisessä työssään Tarja vastasi Verkkokauppa.comin asiakaspalvelusta.

“On ollut mielenkiintoista päästä hyppäämään vähittäiskaupan alalta palveluliiketoimintaan, B2B-alalle. Yhteydenottojen luonne on täysin erilaista ja sitä myöten myös asiakkaan odotukset. SLA-sopimukset määrittävät esimerkiksi sen, kuinka nopeasti palvelu on pystyttävä tarjoamaan, aamuvarhaisesta iltamyöhään.” 

“Asiakkaalla on tarve tulla ymmärretyksi. Tärkeintä on se tunne, että välitämme asiakkaan ongelmasta ja sen ratkaisemisesta – oli se kuinka pieni tai iso tahansa.”

Valtti tituleeraakin itseään markkinoiden mutkattomimmaksi kumppaniksi. Käytännössä tämä näkyy niin, että vuorovaikutuksessa käytetään mahdollisimman ymmärrettävää kieltä ja tuen saaminen tehdään mahdollisimman helpoksi. 

IT- ja asiantuntijatalo tarjoaa IT-ympäristön ja digitaalisen työn palvelut liiketoiminnan tueksi.


"Tehtävämme on turvata tuottava jokapäiväinen työ, jossa laitteet ja ohjelmistot käyttäjillä ovat tuottavassa käytössä. Jos esimerkiksi verkko on alhaalla tai tietokone ei toimi, on apu saatava heti”, kuvailee Valtin (nykyisen Advanian) asiakaspalvelupäällikkö Tarja Hartikainen. 

Tarja hyppäsi uuteen tehtäväänsä lokakuussa 2020. Hänen vastuulleen kuuluu loppukäyttäjäpalvelut (Service Desk- ja lähitukipalvelut) sekä asiakaskokemuksen johtaminen ja digitaalisen asiakaspalvelun kehittäminen. Yksi ensimmäisistä toimenpiteistä olikin asiakaspalvelujärjestelmän vaihtaminen sellaiseen, joka mahdollistaisi edelläkävijyyden B2B-puolen asiakkuudenhallinnassa. 


“Valitsimme suomalaisen Cuuman, sillä sen modernin teknologian avulla voimme muun muassa tunnistaa asiakkaan tehokkaammin ja nopeuttaa näin asiakaspalvelua.” 

IT- ja asiantuntijatalo tarjoaa IT-ympäristön ja digitaalisen työn palvelut liiketoiminnan tueksi.
“Valitsimme suomalaisen Cuuman, sillä sen modernin teknologian avulla voimme muun muassa tunnistaa asiakkaan tehokkaammin ja nopeuttaa näin asiakaspalvelua.” 

"Cuumaan siirtymisen jälkeen palvelutasomme on kohentunut merkittävästi. Yhdessä voimme kehittää Valtin asiakaspalvelun digitaalisuutta entisestään esimerkiksi itsepalvelun ja automaatioiden keinoin." 

Tarja kuvailee, että ideaalitilanteessa Valtin tavoitettavuusaste olisi 100%. Tätä kohti ollaan menossa. 

“Tällä hetkellä 80% asiakkaista saa palvelua alle 30 sekuntin odotusajalla. Vain muutamat luovuttavat jonottamisen ja soittavat sitten uudelleen. Jatkossa voimme hyödyntää Cuuman takaisinsoittopalvelua ja soittaa itse heille takaisin.” 

Tekstiviestiautomaatiot ovat jo Valtin käytössä. Niillä kuitataan muun muassa soittopyynnöt ja informoidaan asiakasta, mikäli häntä on yritetty tavoittaa. 

 “Yksi parhaimmista puolista Cuumassa ovat sen monipuoliset raportointiominaisuudet. Visuaalinen käyttöliittymä näyttää yhdellä vilkaisulla, mihin ajankohtiin ruuhkahuiput sijoittuvat. Datan avulla resurssoimme ja johdamme työtä järkevästi.”

Liikkuminen laajalla, 25 hehtaarin kokoisella tontilla vaatii Hotelli Nuuksiolta joustavat asiakaspalvelun ja myynnin työkalut, sillä työntekijät eivät voi olla sidottuja lankapuhelimiin. Tehostaakseen asiakaspalveluaan Hotelli Nuuksio otti käyttöön Cuuman puhelinvaihteen, joka mahdollistaa niin matka-, lanka- kuin Bria-ohjelmistopuhelimien käytön.

Takaisinsoittopalvelun avulla Hotelli Nuuksion myynnin ja vastaanoton työntekijät voivat varmistua jokaisen asiakkaan tavoittamisesta. Ruuhkapiikin aikana soittajalle ilmoitetaan automaattiviestillä, että hänelle tullaan palaamaan tietyn aikaraamin sisällä. Raportointityökalu antaa puolestaan myynnin johdolle varman tiedon esimerkiksi siitä, kuinka kauan puhelut kestävät ja miten puheluihin vastataan. Palvelun tasoa käsitellään säännöllisesti myyntikokouksissa. 

Kevyen puhelinvaihteen käyttöönotto sujui parissa viikossa – kiitos Cuuman osaavien asiantuntijoiden.  

“Käyttöliittymä on erittäin selkeä käyttää ja teknologian käyttöönottoon saimme systemaattisen tuen Cuuman asiantuntijalta. Mietimme yhdessä asiakassoittajalle kaikki vaihteen tarjoamat vaihtoehdot, sulkuajat ja automaattiviestit”, kertoo Tuija Kyrölä, Hotelli Nuuksion toimitusjohtaja.

Tehostettua myyntiä kokous- ja majoitusasiakkaille

Nuuksion kansallispuiston äärellä ja puhtaan Siikajärven kupeessa sijaitseva Hotelli Nuuksio tarjoaa kattavat kokous- ja majoitustilat yritysten ja erilaisten organisaatioiden ryhmille. Tarjolla on aktiviteetteja melonnasta metsäjoogaan ja akupunktioon: tavoitteena on oivalluttaa osallistuvat ihmiset siitä, miten eri tavoin luonnosta voi nauttia. 

Hotelli Nuuksio tehostaa myyntiä ja asiakaspalvelua kotimaisen Cuuman puhelinvaihteen avulla. 

Tuija Kyrölä, Hotelli Nuuksion toimitusjohtaja 

"Käyttöliittymä on erittäin selkeä käyttää ja teknologian käyttöönottoon saimme systemaattisen tuen Cuuman asiantuntijalta. Mietimme yhdessä asiakassoittajalle kaikki vaihteen tarjoamat vaihtoehdot, sulkuajat ja automaattiviestit."

Puhelinvaihde on sujuvoittanut ja tehostanut Hotelli Nuuksion toimintaa sekä tuonut myyjille varmuutta. Erityisesti se on tukenut tapaa markkinoida tiloja uusille potentiaalisille asiakkaille.

“Kutsumme ihmisiä markkinointihenkisille brunsseille, joita olemme tämän vuoden aikana järjestäneet jo kuusi. Parhaimmillaan paikalla on ollut 70 ihmistä, joille esittelemme ulko- ja sisätilat. Kiinteistön kierroksen jälkeen nautitaan maukasta ruokaa Nuuksion Tuvassa ja kerrotaan alueella toteutettavista aktiviteeteista ja esimerkiksi suolle tehtävästä patikasta, joka aina kiinnostaa porukkaa. Pari päivän kuluttua tilaisuudesta, soitamme osallistujille ja muistutamme olemassaolostamme, toki myös annetusta kokouspakettitarjouksesta. Myyntitapa on ollut meille tehokas.” 

Hotelli Nuuksio suunnittelee jatkossa laajentavansa asiakaspalveluratkaisuaan esimerkiksi tiketöinnin osalta. Yhteistyö Cuuman kanssa on ollut alusta asti sujuvaa ja miellyttävää. 

“Meille oli luontevaa lähteä kevyesti liikkeelle, selkeillä ja yksinkertaisilla toiminnoilla. Tällä hetkellä keräämme tarpeita ja pohdimme, miten haluamme Cuuman käyttöä laajentaa. Esimerkiksi CRM-integraatio ja tiketöinti voisivat olla meille kiinnostavia.” 

Vastuulääkäripalvelun tärkein arvo on luotettavuus: yhtäkään puhelua ei voi jättää hoitamatta. Ympärivuorokautinen puhelinpalvelu vähentää turhia päivystyskäyntejä luoden merkittäviä kustannussäästöjä. Se tuo myös turvaa potilaille, sillä hoito-ohjeen saa nopeasti etänä, mikäli liikkuminen lääkärin vastaanotolle on haasteellista. 

Kaksi vuotta sitten Pihlajalinna Etälääketieteen silloinen puhelinjärjestelmä ei pysynyt enää liiketoiminnan kehityksen mukana.

Cuuman tuotevalikoimasta on luotu tarpeeseen sopiva kokonaisuus. Vastuulääkäripalvelu rakentuu vahvasti älykkään Cuuman tarjoaman asiakaspalveluratkaisun ympärille, jossa automatiikka on korvannut perinteisen vaihteenhoitajan. Linjoja on kolme: hätälinjan puhelut yhdistetään suoraan päivystävälle lääkärille ja kaksi muuta linjaa aktivoivat takaisinsoittopalvelun. 

Lääkärien työn helpottamiseksi Cuuma tarjosi kokonaisvaltaisen kustomoidun käyttöliittymän jolla korvattiin useita käytössä olleita järjestelmiä. Näin yksinkertaistettiin toistuvia prosesseja ja tehostettiin ajankäyttöä huomattavasti. Teknologia on integroitu tuntivuorojen suunnittelutyökaluun ja automaatio hoitaa päivystyslistoihin lisäämisen. Automaattimuistutukset lähtevät lääkärille ennen työvuoroa. Mikäli niitä ei kuitata, lähtee tieto koordinaattorille, joka voi siirtää työvuoron toiselle vapaalle lääkärille. 

Puheluiden jälkeen lähetetään Cuuman kautta asiakastyytyväisyyskysely SMS-viestinä. Palaute yhdistyy automaattisesti puhelun tietoihin kuten jonotusaikaan, asiakaspalvelijaan ja ajankohtaan, mikä mahdollistaa asiakaskokemuksen jatkuvan kehittämisen. 

112-kriittistä hoitoa vuoden jokaisena päivänä

Pihlajalinna Etälääketieteen Vastuulääkäripalvelu hoitaa vanhainkoteja ja kotihoidonpotilaita ympäri Suomen. Säännölliset hoitokartoitukset tehdään paikan päällä ja nopea etäapu puhelimitse luo turvaa kaikkina vuorokauden aikoina. Pihlajalinna Etälääketieteen kehittämä vastuulääkäripalvelu on ollut edelläkävijä Suomen terveydenhuollon palvelurakenteen uudistamisessa.

Pihlajalinna Etälääketieteen Vastuulääkäripalvelu hoitaa vanhainkoteja ja kotihoidonpotilaita ympäri Suomen. Palvelu rakentuu Cuuman asiakaspalveluratkaisun ympärille, jossa automatiikka on korvannut perinteisen vaihteenhoitajan.

Pihlajalinna Etälääketiede | Asiakkaat | Cuuma

Aloimme kartoittaa uutta kumppania, joka pystyisi rakentamaan meidän näköisemme järjestelmän. Cuuma onnistui siinä. Saimme älykkään puhelinvaihteen, joka on integroitu sekä työvuorosuunnittelu- että raportointityökaluumme. Tämä on ollut kasvumme avaintekijä.

Älykkään teknologian avulla Pihlajalinna Etälääketiede voi tarjota asiakaslähtöistä palvelua kustannustehokkaasti. "Cuuman yhteistyön myötä liiketoimintamme on tehostunut huomattavasti: säästämme sekä aikaa että rahaa. Lisäksi arkinen työskentely on mielekästä, kun robotti pitää huolen siitä, että jokainen työvuoro ja takaisinsoitto potilaalle tulee hoidettua yhtäläisellä varmuudella”, Joachim kiittelee. 

112-kriittisen hoidon tarjoaminen vuoden jokaisena päivänä vaatii järjestelmältä ja yhteistyökumppanilta ehdotonta luotettavuutta. “Olemme erittäin tyytyväisiä yhteistyöhön Cuuman kanssa. Meidän liiketoiminnassamme ei ole yksinkertaisesti varaa siihen, että järjestelmä koskaan kaatuisi. Ja näin ei ole Cuuman myötä tapahtunutkaan. Luotettava ylläpito mahdollistaa sen, että olemme aina asiakkaidemme saatavilla”, Joachim toteaa.

PakuOvelle.com on alusta asti pyrkinyt saumattomaan asiakaspalveluun. Yhtiö oli modernin asiakaspalvelujärjestelmän tarpeessa, jolla pystyttiin varmistamaan mahdollisimman korkea tavoitettavuusaste ja ensi luokkainen asiakaskokemus.

Tänä päivänä Pakuovelle.com tarjoaa asiakkailleen ympärivuorokautisen puhelinpalvelun. Yhteistyössä Cuuman kanssa luotiin yksinkertainen, valtakunnallinen puhelinnumero, joka hyödyntää automatisaatioita tilanteesta ja ajankohdasta riippuen.

Älykäs puhelinvaihde ja tiketöintijärjestelmä on toteutettu niin, että soittajaa tiedotetaan tarvittaessa varaustilanteesta ja puhelut ääniohjautuu kellonajoista riippuen oikeille henkilöille. Asiakastieto on nopeasti saatavilla kanavasta riippumatta.

Asiakaspalvelunsa laatu varmistetaan automaattisilla tyytyväisyyskyselyillä asiakaskohtaamisten jälkeen.

PakuOvelle.com:in kokemuksia Cuuma Communication Oy:stä

PakuOvelle.com on kotimainen vuonna 2004 perustettu yhtiö, joka tavoittelee markkinajohtajuutta lyhytaikaisessa pakettiauton vuokrauksessa pääkaupunkiseudulla. PakuOvelle.com tuli nimensä mukaisesti tunnetuksi pakettiautojen vuokrauksesta. Tänä päivänä yhtiön visio on toimia muuttajan tavaratalona, josta asiakkaat saavat yksinkertaisesti ja kustannustehokkaasti kaikki muuttamiseen liittyvät palvelut: muuttolaatikot, pakettiauton, pienvaraston sekä kotisiivouksen.

Pakuovelle.com tarjoaa asiakkailleen ympärivuorokautisen puhelinpalvelun. Sille luotiin yhteistyössä Cuuman kanssa yksinkertainen, valtakunnallinen puhelinnumero, joka hyödyntää automatisaatioita tilanteesta ja ajankohdasta riippuen.  Lue lisää Cuuman ja PakuOvelle.comin yhteistyöstä.

Meillä asiakaspalvelu on aina ollut keskiössä ja Cuuman välineillä meillä on paljon parempi mahdollisuus palvella asiakkaita, kun kaikki tieto on yhdessä paikassa

Cuuma on toteuttanut helppokäyttöisen, tehokkaan sekä 24/7 -periaatteella toimivan puheratkaisun. Ratkaisussa on hyödynnetty ääniohjausvalikoita aivan uudella periaatteella, joka mahdollistaa puheluiden tehokkaan lajittelun sekä ohjailun oikeille tahoille.

Cuuman avulla PakuOvelle.com on modernisoinut asiakaspalvelunsa, mikä on ollut merkittävä kasvun mahdollistaja ja kilpailuetu. Luopuneidenhallinnan ansiosta yrityksen tavoitettavuus aste on täydet 100%. Luotettava asiakaspalvelu tekee PakuOvelle.com:in asiakkaiden muuttamisesta ongelmatonta ja apu on tarvittaessa aina saatavilla.

Kysy asiantuntijoiltamme. Olemme kehittäneet suomalaista asiakaspalvelua jo 18 vuoden ajan.

Käytä dataa hyväksesi

Ensimmäinen askel on tutustua asiakaspalvelujärjestelmäsi dataan. Millaiset volyymit teillä oli samaan aikaan viime vuonna? Tarkastele myös sitä, mitkä kanavat olivat eniten käytössä ja esimerkiksi mihin kellonaikoihin. Vaikka resurssointi olisikin kunnossa, mieti silti myös pahimman skenaarion mukaan, miten pahimmista ruuhkapiikeistä selvitään. Esimerkiksi luopuneiden soittajien hallinta on kätevä tapa pitää huolta siitä, että nekin asiakkaat, jotka kyllästyivät jonottamaan puhelimessa, tulevat tavoitetuksi.



Hyödynnä itsepalvelua

Mittaamalla tasaisesti asiakaspalveluasi saat selville, mihin teemoihin yhteydenotot yleensä liittyvät. Entä miten juhlapyhät tai muut sesongit vaikuttavat asiakkaiden käyttäytymiseen? Jos esimerkiksi tammikuussa selkeä palautuspiikki ja asiakaspalvelu ruuhkautuu tuotteiden palautukseen liittyvistä kysymyksistä, kannattaa miettiä, miten tämän tiedon saisi asiakkaalle jouhevasti. Hyödynnä esimerkiksi automaattista puhelinvaihdetta tyyliin: “Valitse 3 jos haluat tietoa tuotteiden palautuksesta”. 



Huolehdi henkilöstöstäsi

Varmista että työntekijäsi ovat motivoituneita ja kokevat, että heidän panostaan arvostetaan. Moni olisi varmasti mieluummin viettämässä juhlapyhiä perheensä kanssa. Kannustimet ja henkilökohtaiset sekä yhteiset tavoitteet auttavat jaksamaan kiireisimmänkin ajan keskellä. Pyri myös tarjoamaan etätyöskentelyn mahdollisuus, jos se suinkin on mahdollista. Mitä tyytyväisempi henkilöstö, sitä tyytyväisemmät asiakkaat! 



Panosta viestintään

Muista tiedottaa asiakkaita poikkeavista aukioloajoista jo hyvissä ajoin kaikissa kanavissasi: esimerkiksi sosiaalisessa mediassa ja verkkosivustollasi. Voit lisätä tiedotteen aukiolojen muutoksesta myös puhelinvaihteeseen. Viime hetken shoppailijoista ei varmasti ole ikinä pulaa, mutta kiireisintä aikaa voi yrittää helpottaa ajoittamalla merkittäviä alennuskampanjoita jo ennen joulua: “Osta joululahjat jo marraskuussa ja saat -15% kaikesta!” 



Luo realistiset odotukset asiakkaille

Kerro asiakkaille selvästi, mitä he voivat odottaa. Jos jouluruuhkan takia esimerkiksi sähköpostivastauksissa menee jopa kolme arkipäivää, uskalla sanoa se suoraan. Eniten turhautumista syntyy niissä tilanteissa, joissa asiakkaan odotus ja todellisuus eivät kohtaa. Aseta sähköpostiin automaattivastaus, jossa kerrotaan, että kiiretapauksissa puhelimitse on järkevämpää tavoitella.



Varaudu verkkokaupan kävijäpiikkeihin

Oletko varautunut siihen, että verkkokauppa saattaa kaatua liiallisen liikenteen takia? Kysy palveluntarjoajaltasi, kuinka paljon palvelimella on kaistaa ja voiko lisäkapasiteettia esimerkiksi ostaa hetkellisesti lisää. Mikäli verkkokauppa on poissa pelistä, kuormittaa tämä varmasti muita kanavia sekä mahdollisia myymälöitä. 



Ulkoista vaihteenhoito

Jos omat resurssisi eivät riitä, kannattaa kokeilla ulkoistettua vaihteenhoitopalvelua. Voit ottaa sen käyttöön vain hetkellisesti tai hyödyntää aina tilanteen vaatiessa. Ammattitaitoiset vaihteenhoitajat ohjeistetaan niin, että he palvelevat asiakkaita juuri yrityksesi brändin arvojen ja toimintaperiaatteiden mukaisesti. Ulkoistettu vaihteenhoitopalvelu on nopea ja kevyt tapa skaalauttaa asiakaspalvelua ilman, että uusia työntekijöitä tarvitsee palkata. Myöskään muiden osastojen työntekijöitä ei tarvitse siirtää asiakaspalveluvastuukseen, vaan he voivat keskittyä omiin työtehtäviinsä, joissa he ovat parhaimmillaan. 


Vuoden kiireisin sesonki on tulossa. Mietit varmaan jo, miten yrityksesi myynti saataisiin maksimoitua ja asiakkaat pidettyä mahdollisimman hyvällä tuulella, henkilöstöstä puhumattakaan! Nyt on hyvä alkaa rakentaa pelisuunnitelmaa. 

Jouluruuhka asiakaspalvelussa? Näin valmistaudut kiireiseen sesonkiin

Ota yhteyttä ja katsotaan yhdessä, miten asiakaspalveluanne kannattaisi kehittää. 

1 Asiakkaiden säilyttäminen on halvempaa kuin uusien hankkiminen 

Customer retention rate (CRR) kertoo yrityksen kyvykkyydestä säilyttää olemassa olevia asiakkuuksia ja kasvattaa niitä myymällä lisää. Pelkästään 5%:n kasvu CRR:ssä merkitsee 25%:n kasvua yrityksen tuloksessa. Lukema selittyy sillä, että palaavat asiakkaat kuluttavat todennäköisemmin enemmän ja yrityksen käyttökustannukset laskevat. 

2 Hyvä asiakaspalvelu kasvattaa asiakkaan elinkaaren arvoa 

Asiakkaan elinkaaren arvo (Customer Lifetime value, CLV) kertoo kokonaisliikevaihdosta, joka on odotettavissa per asiakkuus. Mitä suurempi arvo on, sitä enemmän asiakas käyttää rahaa yritykseesi. 

Jos asiakkaat kokevat asioinnin asiakaspalvelu- ja tukitiimin kanssa mielekkääksi, he ostavat todennäköisesti uudestaan ja useammin. Vähintäänkin he jakavat positiivisen kokemuksen muiden kanssa, mikä vahvistaa mielikuvaa brändistäsi ja helpottaa uusasiakashankintaa. 

3 Ennakoiva asiakaspalvelu auttaa tuotekehityksessä 

Ennakoiva asiakaspalvelu pitää asiakkaat tyytyväisenä, sillä yritys voi ratkaista asiakkaan ongelmia ennen kuin niitä edes pääsee syntymään. Aktiivinen vuoropuhelu asiakkaan kanssa parantaa siis asiakaspysyvyyttä ja rakentaa luontevia lisämyyntimahdollisuuksia.

Ennen kaikkea yrityksellä on mahdollista ymmärtää, miten tarjottua tuotetta tai palvelua tulisi kehittää, jotta se vastaisi myös tulevaisuudessa asiakkaan muuttuvia tarpeita. Saatat saada tietoosi myös, millaisia vahvuuksia tai heikkouksia kilpailijoilla on, tai miten markkina muuten kehittyy. 

4 Asiakaspalvelu parantaa online-konversiota 

Asiakkaat olettavat saavansa henkilökohtaista palvelua myös verkkokaupoissa, mikäli itsenäinen asiointi ei onnistu. Oli kyse sitten chat-palvelusta, sähköpostiviestistä tai puhelinsoitosta asiakaspalveluun, on ensikohtaaminen yrityksesi edustajan kanssa kriittinen.

Mikäli asiakas ei saa vastausta kysymykseensä riittävän nopeasti, on asiakkaan tuotesivulle johtanut markkinointitoimenpide ollut kannattamaton. Asiakas siirtyy todennäköisimmin seuraavaan ostopaikkaan, jossa hän kokee itsensä tärkeäksi.  

5 Hyvä asiakassuhde suojelee ongelmatilanteissa

Useimmilla yrityksillä tulee vastaan ongelmia tuotteen tai palvelun saatavuudessa. Toimitusajat saattavat olla poikkeuksellisen pitkiä, varaosat loppu keskusvarastolta, verkkokauppa palvelinvirheen takia alhaalla tai resurssit muuten tiukilla, mikä johtaa siihen, että asiakas on hetkellisesti tyytymätön. 

Jos asiakas on tottunut saamaan historiassa hyvää palvelua, on hän todennäköisesti lojaalimpi yritystä kohtaan silloinkin, kun asiat eivät mene halutulla tavalla. Jopa 78% asiakkaista jatkaa asiakassuhdetta yhden virheen jälkeen, jos palvelu on aiemmin ollut tyydyttävää. 

6 Erinomainen asiakaspalvelu on yrityksen erottautumistekijä 

58 % asiakkaista ovat valmiita maksamaan enemmän erinomaisesta asiakaspalvelusta. Asiakaspalveluun kannattaa siis todella panostaa – jopa siinä määrin, että tuotteen tai palvelun hinta nousee. Tutki markkinaa ja haastattele asiakkaitasi. Olisiko jatkuvan tuotekehityksen sijaan priorisoitava välillä asiakaspalveluun?

Koronapandemian jälkeinen maailma on painottunut entistä enemmän digitaaliseen asiointiin ja sitä kautta kasvaviin yhteydenottoihin. Mitä sujuvammin tämä mahdollistetaan, sitä paremmin varmistetaan kilpailukyky tulevaisuudessakin. Paikka- ja kanavariippumaton asiakaspalvelu on valtti, joka auttaa kantamaan vaikeissakin maailmantilanteissa. 

Asiakaspalvelun kehittäminen saatetaan nähdä budjetoinnin kannalta pakollisena pahana. Onhan esimerkiksi markkinoinnin ja myynnin panostusten hyöty selkeämmin havaittavissa. Asiakaspalvelu ei ole kuitenkaan vain kuluerä, vaan tuottava investointi. Lojaalit asiakkaat auttavat uusasiakashankinnassa ilmaiseksi ja referenssit ovat kaikkein tehokkaimpia ja edullisimpia mainoksia.

Asiakaspalvelun kehittäminen saatetaan nähdä budjetoinnin kannalta pakollisena pahana. Onhan esimerkiksi markkinoinnin ja myynnin panostusten hyöty selkeämmin havaittavissa. Asiakaspalvelu ei ole kuitenkaan vain kuluerä, vaan tuottava investointi. 

Miksi asiakaspalveluun kannattaa panostaa? | Blogi 

Miksi asiakaspalveluun kannattaa panostaa? 

Älykäs puhelinvaihde toimii usein yritysten asiakaspalvelun pohjana: sen avulla ohjaat puheluita sekä automatisoit asiakaspalvelun vaiheita ja mittaat palvelun laatua.

Ohjaa puhelut oikeille henkilöille, nopeuta asiakaspalvelua automaatioilla ja mittaa puheluiden palvelutasoa. Voit myös asettaa soittajille eri priotiteetteja tai mahdollistaa anonyymin soittamisen piilottamalla numeron. Cuuman pilvikäyttöistä puhelinvaihdetta käytät haluamallasi päätelaitteella. Puhelinvaihteen analytiikan avulla ymmärrät paremmin asiakkaitasi ja kehität palvelun laatua. 

Tavoita jonottamisen keskeyttäneet soittajat 

Varmista, että tavoitat nekin soittajat, jotka keskeyttivät jonottamisen. Asiakaspalvelu ei aina ehdi vastaamaan ruuhka-aikoina kaikkiin puheluihin, joten on tärkeää että jää tieto myös niistä puheluista, joihin ei ole ehditty vastaamaan ja näille asiakkaille pystytään kontrolloidusti soittamaan myöhemmin takaisin.

Tehosta asiakaspalvelua palveluryhmillä 

Palveluryhmien avulla voidaan helposti ohjata puhelu samanaikaisesti useampaan numeroon tai usealle käyttäjälle. Voit luoda erilaisia soittostrategioita: ohjaa puhelut yhtäaikaisesti, vuorotellen tai esimerkiksi pisimpään vapaana olleelle henkilölle. Asiakaspalvelijoita voidaan myös priorisoida asettamalla heille taitotasot, esimerkiksi kielitaitoon liittyen. 

Saapuva puhelu voidaan ohjata samanaikaisesti useampaan numeroon, jolloin tavoitettavuus paranee. Ensimmäisenä puheluun vastannut katkaisee soiton muilta.

Puhelut voidaan ohjata samanaikaisesti useampaan numeroon (matka-/lankapuhelin)  

Soittoryhmän kokoa ei ole rajoitettu: valitse vaikka 10 eri numeroa.


Luo soittoketjuja tavoitettavuuden parantamiseksi

Soittoketjuilla voidaan tehdä useampia soitonsiirtoja.  

Yritykseen saapuva puhelu voidaan ketjuttaa useampaan numeroon, jolloin tavoitettavuus paranee. Ensimmäisenä puheluun vastannut katkaisee soittoketjun.

Puhelut voidaan ketjuttaa useampaan numeroon (matka- tai lankapuhelin).  

Soittoketjun kokoa ei ole rajoitettu: ketjuta puhelut vaikka 10 eri numeroon.  


Puhelunauhoituksilla et jätä mitään muistin varaan

Nauhoittamalla puhelusi varmistat, ettei mikään yksityiskohta tärkeistä keskusteluista pääse unohtumaan. Ota asiakastilaukset vastaan vaikka autossa, sillä voit jälkikäteen kirjata soittajan kysymykset ja tarpeet helposti ylös. 

Nauhoitteet toimivat myös puhelinneuvotteluiden pöytäkirjana – tarvittaessa voit palata tarkistamaan nauhotteista sovittuja asioita tai esimerkiksi koostaa yhteenvedon kaikkien käyttöön. 


Automaattivälittäjällä korvaat vaihteenhoitajan

Paranna tavoitettavuutta ja tehosta liiketoimintaasi automaattivälittäjällä (IVR), joka ohjaa saapuvat puhelut haluamallasi tavalla. Et tarvitse enää vaihteenhoitajaa! 

Dynaaminen toiminto on täysin räätälöitävissä yrityksesi tarpeen mukaan. Kehoita soittajaa näppäilemään esimerkiksi numero 1, mikäli asia koskee myyntiä, tai numero 2, jos asia liittyy laskutukseen. 

Valintatieto välittyy tekstinä myös vastaanottajalle.

Soittajan valinnat voidaan ohjata ryhmiin ja ketjuihin.

Voit valita odotusmusiikin jonotuksen ajaksi.

Automatisoi tiedotteita tai poissaoloviestejä kellonajan mukaan

Yrityksesi voi joko automaattisesti tai manuaalisesti määritellä poissaoloviestin tai halutun palveluviestin kellonajan mukaisesti. 

Kellonajan mukaan toimivat aukiolotiedotteet: "Myymälämme on avoinna ma-pe klo 8-16.00." 

Poissaoloviesti arkipyhille: "Palvelemme seuraavan kerran ma 16.8."

Poikkeusaukioloajat: "Olemme poikkeuksellisesti suljettu ja normaalisti auki
jälleen huomenna.!

Poissaoloviestin voi liittää vastaajapalveluun: "Palvelemme arkisin klo 8-16.00. Voit jättää viestisi äänimerkin jälkeen, niin soitamme sinulle takaisin." 

Eri aukioloajat ja/tai erilliset tiedotteet kanta-asiakkaille.

Kellonajan, viikonpäivän ja päivämäärän mukaan ohjelmoidut tiedotteet.

Helppo tapa ohjata automaattisesti puhelut ulkoiseen vaihteenhoitoon.

Kehitä asiakaskokemusta puheluerittelyillä

Luo kokonaiskuva yrityksesi puhelinkäyttäytymisestä ja asiakaspalvelun tasosta. Seuraa esimerkiksi keskimääräisiä jonotusaikoja ja puheluiden pituuksia. Voit luokitella tietoja käyttäjän, tyypin tai ajankohdan mukaan. 

Puheluerittelystä voi suodattaa tägejä ja asiakkaan jättämiä arvosteluarvosanoja. Käyttäjille annetaan pääsy puhelutapauksiin, jolloin puhelukommentointi voidaan ottaa käyttöön. 

Aktiivisesta puheluista tai puheluerittelystä kaivetusta puhelutapauksesta voidaan luoda yhteystieto, tehtävä tai tiketti.

Puheluerittelyt ovat loistava pohja raportoinnille.

Puheluerittelut voidaan toimittaa myös ulkoisiin raportointisovelluksiin. 

Erittelyistä voidaan suodattaa tapauksia kuten reklamaatiot.

Hyödynnä kevyttä tehtävienhallintaa parempaan toiminnanohjaukseen 

Tilanteissa, joissa asiakkaan tukeen ilmoittama vikatilanne tai tukitarve ei ratkea ensimmäisen puhelun aikana, voidaan puheluun liittää tehtävä ja asian käsittelyyn liittyvä tieto pysyy tallessa puhelun tiedoissa. Tehtävälle voi asettaa eräpäivän, jota ennen lähetetään automaattimuistutuksia.

Jokainen soittaja voi olla potentiaalinen asiakas 

Älykäs puhelinvaihde on yrityksen yhteydenpidon ydin: sen avulla ohjaat puheluita sekä automatisoit asiakaspalvelun vaiheita ja mittaat palvelun laatua. 

Cuuma on osoittanut toimintavarmuuden tilanteissa, joissa samanaikaisia sisääntulevia puheluita on ollut tuhansia

Cuuman välineillä meillä on paljon parempi mahdollisuus palvella asiakkaita, kun kaikki tieto on yhdessä paikassa

Cuuma varmistaa, että yritykselläsi on edellytykset Suomen parhaimpien asiakaskokemusten tuottamiselle.

Meille tärkeintä ovat tyytyväiset asiakkaat

Vähennä turhia yhteydenottoja näkemällä milloin ja miten kollegasi ovat käytettävissä.

Tilatiedoilla voidaan lisätä läpinäkyvyyttä koko henkilöstön kesken. Käyttäjä määrittää itse, voiko hänelle luoda tehtäviä, milloin ja millä tavoin hän on tavoitettavissa: esimerkiksi etänä puhelimitse tai kasvokkain toimistolla. Soittaja saa tiedon automaattisesti. Tilatietoja voidaan myös ajastaa ennalta esimerkiksi lomamatkan ajaksi. Näin työn kuormittavuutta voidaan hallita ja turhat yhteydenotot vähenevät. Vaihteenhoitajan työ helpottuu tai siltä voidaan välttyä kokonaan.

Yhdistä tilatiedot kalenterimerkintöihin

Tilatiedot voidaan tuoda myös automaattisesti esimerkiksi Microsoft Outlookista tai Google-kalenterista. 

Ajastaa tilatiedot lomamatkan tai sairasloman ajaksi, jolloin kollegat näkevät helposti paluuajan

Ajastaa toistuvat tauko- tai lounas-tilat, jolloin tila ei vahingossa unohdu aktiiviseksi 

Tarkastaa ovatko työntekijät saapuneet töihin ilman heidän työnsä keskeyttämistä  

Auttaa vaihteenhoitajan työtä: hän tarvittaessa muuttamaan muiden käyttäjien tilatietoja esimerkiksi sairasloman johdosta

Tilatiedoilla voidaan lisätä läpinäkyvyyttä koko henkilöstön kesken. Käyttäjä määrittää itse, voiko hänelle luoda tehtäviä, milloin ja millä tavoin hän on tavoitettavissa: esimerkiksi etänä puhelimitse tai kasvokkain toimistolla. Soittaja saa tiedon automaattisesti. 

Cuuma on säästänyt meiltä merkittävän määrän asiakaspalvelun aikaa

Cuuma varmistaa, että sinulla ja kollegoillasi on käytettävissänne juuri tarpeitanne vastaava palvelukokonaisuus.

Tuo kaikki asiakaspolun vaiheet samaan näkymään ja kehitä asiakaskokemusta.

Asiakkaan palveleminen useassa eri kanavassa on vaativa kokonaisuus, jonka laadun tulee olla jatkuvasti mitattavaa. Mikäli yhteydenottomääriä, vaste- tai palveluaikoja ei seurata, syntyy asiakaspalvelukanaviin helposti pullonkauloja. 

Cuuman asiakaspalvelujärjestelmä kerää niin puheluiden, chatien, sisäisten tehtävien kuin sähköpostitikettienkin osalta tietoa luettavaksi ja raportoitavaksi. Raporttien avulla voidaan ymmärtää liiketoiminnalle kriittiset raja-arvot ja kehittää parempaa asiakaspalvelua.

Vapaasti räätälöitävä raportointityökalu kootaan palvelemaan jokaista asiakasta juuri heidän tarpeitaan varten. Raportit aktivoidaan halutuille käyttäjille: niissä voidaan näyttää käyttäjäkohtaisia ja yrityksen yhteisiä raportointinäkymiä. 

Raportit ja datan keruu ovat merkittävässä roolissa asiakastyytyväisyyden parantamisessa. Yhdessä niiden ja Cuuman asiakaspalvelutyökalujen kanssa asiakastyytyväisyyttä voidaan nostaa huomattavasti. Laajempiin raportointitarpeisiin, joissa liiketoiminnan muut luvut halutaan yhdistää, raportointi integroidaan yrityksen BI-sovelluksiin.

Mittaa ja kehitä asiakaskokemusta saumattomasti 

Kehitä asiakaspalvelua mittaamalla asiakaspalvelun vaiheita kokonaisuutena. Opit resurssoimaan paremmin sekä tarjoamaan nopeampaa ja henkilökohtaisempaa palvelua asiakkaillesi. Lue lisää Cuuman asiakaspalvelujärjestelmän raportoinnista. 

Asiakaspalvelun mittaaminen ja raportointi | Tuotteet | Cuuma

Meille tärkeintä on tyytyväiset asiakkaat

Paranna asiakastyytyväisyyttä näkemällä soittajan tiedot reaaliajassa. 

Pidä asiakkaan tiedot aina ajan tasalla. Cuuman avulla kaikkien kanavien keskustelut tallentuvat automaattisesti samalle asiakaskortille, jolloin keskustelu jatkuu saumattomasti aina siitä, mihin edellinen yhteydenotto jäi.

Asiakaspalvelija näkee jo puhelun aikana, onko soittajalla avoimia tikettejä, hoitamattomia soittopyyntöjä, onko hän jonottanut saamatta palvelua tai mistä asiasta hän on asioinut chatissa. 

Puhelutallennukset mahdollistavat myös aiempien puheluiden kuuntelemisen. Aina ajantasainen asiakashistoria nopeuttaa palvelua, sillä asiakkaalta ei tarvitse kysellä jo kertaalleen annettuja tietoja. 

Käyttäjien yhteiseen puhelinluetteloon tallennat asiakkaiden puhelinnumerot, sähköposti- ja postiosoitteet sekä sijaiset helposti kaikkien saataville. Kontaktit voidaan jakaa yrityksiin (Tilit), henkilöihin (Yhteystiedot) tai potentiaalisiin asiakkaisiin (Liidit). 

Cuuman asiakkuudenhallinta voidaan synkronoida yrityksesi CRM-, ERP- tai tiketöintijärjestelmän kanssa. 

Saumaton asiakkuudenhallinta | Tuotteet | Cuuma

Vahvista brändiä ja tavoitettavuutta yhdenmukaisilla yritysnumeroilla.

Ota käyttöösi ilmaiset tai maksulliset palvelunumerot. Voit valita soittaessasi, haluatko käyttää henkilökohtaista numeroasi, yrityksen yleistä numeroa vai esimerkiksi tietyn palveluryhmän asiakaspalvelunumeroa. Yhdenmukainen linja numeroinnissa helpottaa muistamista ja vahvistaa yrityksesi brändiarvoa. 

Etenkin takaisinsoittopalvelussa on tärkeää, että puhelu tulee samasta numerosta, johon asiakas on ensin soittanut. Tuntemattomaan numeroon ei vastata yhtä todennäköisesti.  

Cuuman palveluita voi käyttää yrityksen olemassa olevilla numeroilla tai palveluun sisältyvillä uusilla numeroilla. Tarjoamme kotimaisia kiinteän sekä mobiiliverkon numeroita, yritysnumeroita, palvelunumeroita, lahjoitus-, viihde- ja  keräysnumeroita sekä ulkomaisia numeroita lähes kaikkialle maailmassa.


• Kotimaiset kiinteän sekä mobiiliverkon puhelinnumerot (09- ja 040-)

• Ulkomaiset numerot lähes kaikkialle maailmassa (01-)

• Lahjoitus-, viihde- ja keräysnumerot (0700-)

Yhtenäiset yritysnumerot, vahvempi brändi 

Yrityksen palvelunumerot | Tuotteet | Cuuma 

Tehosta palvelupyyntöjen käsittelyä ja mahdollista läpinäkyvä yhteistyö. Lyhyet vasteajat, parempi asiakaskokemus.

Hallitse kaikkien kanavien yhteydenpitoa yhdessä näkymässä. Tiketöinti kokoaa niin puhelin-, chat-, sähköposti- kuin verkkolomakkeen kautta jätetyt yhteydenottopyynnöt. 

Tiketöimällä kaikki tilaukset, vikailmoitukset tai muut pyynnöt varmistutaan siitä, että ne ohjataan suoraan oikealle henkilölle ja vastausajat ovat lyhyitä. Tikettejä koskevat tiedot päivittyvät keskitetysti, jolloin ei tarvitse pohtia, onko toinen käsittelijä ehtinyt jo reagoida asiaan tai mitä asiakkaan kanssa on aiemmin sovittu. 


Siirtää tikettejä toiselle käsittelijälle, korvamerkata tikettejä, joiden etenemistä haluat seurata ja priorisoida tikettejä kiireellisyyden perusteella.   


Asettaa eräpäiviä ja kellonaikoja tiketeille. Jos käsittelijä ei ole hoitanut tikettiä tiettyyn ajankohtaan mennessä, siirtyy se kaikkien nähtäville “erääntyneet”-näkymään. 


Luoda valmiita viestipohjia, jotka auttavat vastaamaan nopeasti usein esitetyissä kysymyksissä. Viestipohjaa muokkaat helposti tapauksen mukaan. 


Luoda osastoja. Ohjaa verkkolomakkeen kautta jätetyt tarjouspyynnöt suoraan myynnille ja somehälytykset markkinoinnille. Näin yksittäisen osaston viestikuorma vähenee ja vasteajat lyhenevät. 


Lisätä tikettikohtaisia tehtäviä kollegalle. Tiketin käsittely vaatii joskus ulkopuolista apua: esimerkiksi tarjouspyynnön tekemiseksi myyjä kaipaa asiantuntija-arviota ohjelmistokehittäjältä. Tarvittavat tiedot täydentyvät suoraan tiketille. 


Automatisoida viestintää. Luo automaattiset, asiakkaan tai tiketin tiedoilla personoidut kuittausviestit tai ohjaa asiakas tyytyväisyyskyselyyn aina tiketin sulkemisen jälkeen. Voit myös muistuttaa asiakasta vastaamaan avoimiin kysymyksiin, joita tarvitaan asioinnin edistämiseksi tai sulkea pitkään avoimena olleita tikettejä, joihin asiakas ei huomautuksienkaan jälkeen reagoi. 


Kehittää asiakaspalvelua raportoinnin avulla. Tiketöinnistä voit seurata osastokohtaisesti asiakaspalvelun vasteaikoja, asiakastyytyväisyyttä sekä toistuvia ruuhkapiikkejä. Näin voit resurssoida paremmin ja parantaa käsittelyprosesseja. 


Reaaliaikainen seuranta ja tiketin tilat mahdollistavat tilannekatsauksen eri palveluryhmien tämänhetkiseen työtilanteeseen. Näet esimerkiksi, kuinka moni tiketti on kokonaan aloittamatta ja kuinka moni odottaa asiakkaalta lisätietoa, jotta niitä voidaan edistää.


Aihetunnisteiden käyttö erityyppisiin tiketteihin. Esimerkiksi ”huolto” tai ”myynti” -aihetunnisteilla voidaan helposti merkitä ja myöhemmin löytää kyseisiin aihealueisiin liittyvät tiketit.

Saumatonta asiakaspalvelua kanavasta riippumatta

Hallitse kaikkien kanavien yhteydenpitoa yhdessä näkymässä. Tiketöintiin voidaan tuoda niin puhelin-, chat-, sähköposti- kuin verkkolomakkeen kautta jätetyt yhteydenottopyynnöt. Lyhyemmät vasteajat, parempi asiakaskokemus! Tutustu Cuuman asiakaspalvelujärjestelmään. 

Etusivu

Tuotteet

Integraatiot

Asiakkaat

Yritys

Työpaikat

Yhteystiedot

Ajankohtaista

PakuOvelle.com

Joustavaa asiakaspalvelua kellon ympäri

1589

100

24h

100%

95,85%

Haaste

Ratkaisu

Valitut tuotteet

Cuuman tuoteperheestä on helppo valita jokaiseen tarpeeseen sopiva kokonaisuus

Tulokset

Meillä asiakaspalvelu on aina ollut keskiössä ja Cuuman välineillä meillä on paljon parempi mahdollisuus palvella asiakkaita, kun kaikki tieto on yhdessä paikassa

Kiinnostuitko?

Viedään yhdessä asiakaspalvelusi uudelle tasolle

Daniel Westerholm

Lisää menestystarinoita

Valtti (Advania)

Mutkattomin IT-kumppani

Hotelli Nuuksio

Tehostettua myyntiä kokous- ja majoitusasiakkaille

Ajankohtaista

Jouluruuhka asiakaspalvelussa? Näin valmistaudut kiireiseen sesonkiin

Miksi asiakaspalveluun kannattaa panostaa?